Proposition de la création d’un comité plénier à Laval

0 Commentaire 📅mars 9th, 2016, 11:54

Dans le but d’impliquer tous les conseillers au processus décisionnel, j’ai déposé au conseil municipal du 8 mars 2016, un avis de motion proposant la mise sur pied d’un comité plénier. Actuellement, les conseillers indépendants et de l’opposition sont écartés des débats et sont habituellement mis face à des faits accomplis. Par souci de transparence, un tel comité est un incontournable.

PROVINCE DE QUÉBEC
VILLE DE LAVAL

RÈGLEMENT NUMÉRO L-XXXX
Décrétant la création d’un comité plénier permanent ainsi que sur les règles de régie interne de ce même comité.

SÉANCE du Conseil de la ville de Laval, tenue le ___ à ____ au lieu ordinaire des séances dudit Conseil, conformément aux dispositions de la loi et à laquelle séance étaient présents M. Marc Demers, maire et président du Comité exécutif et les conseillers sous la présidence de ______________ président du Conseil.

PRÉAMBULE

ATTENDU la problématique de participation et de consultation des élus à l’élaboration des différentes politiques, règlements et positions officielles prévalant actuellement à la Ville de Laval ;

ATTENDU qu’il y a lieu de mettre en place une structure officielle pour encadrer les présentations et les discussions sur les différents dossiers et affaires courantes de la ville;

ATTENDU qu’il est important d’avoir un espace d’échange afin de permettre la tenue de séance du conseil plus efficace;

ATTENDU qu’il est d’ultime importance que tout conseiller municipal puisse, prendre connaissance en temps opportun de toutes les informations pertinentes relativement aux séances publiques du Conseil municipal de la Ville de Laval ;

ATTENDU que les mécanismes actuellement en place, période avant conseil et séance d’information le 3e mardi du mois ne sont que des périodes d’information et ne sollicitent pas la contribution des conseillers ;

ATTENDU que pour pouvoir accomplir adéquatement leur devoir, tous les élus municipaux doivent, de façon égale, être en mesure de prendre connaissance et délibérer sur les tenants et aboutissants de tous les règlements, résolutions, positions officielles de la ville et de tous les sujets qui devront être traités en assemblée publique et ce, dans les meilleurs délais ;

ATTENDU que le devoir et les obligations d’un élu consistent en la représentation optimale de leurs citoyens, et ce, dans chacun des districts de la Ville de Laval ;

ATTENDU le fait que depuis le moment où le présent Conseil municipal a commencé à siéger à la Ville de Laval, les élus indépendants et de l’opposition n’ont pas un accès adéquat et diligent dans un délai acceptable avant les séances du Conseil municipal à tous les documents et renseignements relatifs aux sujets devant être traités en séance publique ;

ATTENDU le fait que dans plusieurs municipalités au Québec, celles-ci se sont dotées de comité plénier dûment enchâssé dans leur réglementation du processus décisionnel afin de donner un pouvoir accru et assurer une plus grande transparence et faciliter le travail de tous les élus municipaux.

IL EST PROPOSÉ par le conseiller Michel Trottier que le Conseil municipal de la ville de Laval autorise la création d’un comité plénier permanent et adopte ses règles de fonctionnement.

APPUYÉ PAR:

ET RÉSOLU:

RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU
COMITÉ PLÉNIER DES ÉLUS DE LA VILLE DE LAVAL

ARTICLE 1

Le présent règlement s’intitule « Règlement numéro _____________ portant sur la création et la régie interne d’un comité plénier permanent des membres du Conseil de la Ville de Laval.

Un comité plénier permanent est constitué sous la désignation de « Comité plénier des membres du Conseil de la Ville de Laval ».

ARTICLE 2 – LES SÉANCES DU COMITÉ PLÉNIER

Les séances plénières du comité plénier se tiennent les 3e mardi du mois, au lieu désigné comme étant la salle du Conseil de 14h30 à 17h30.

ARTICLE 3

Les séances du comité plénier sont de natures confidentielles.

ARTICLE 4

Les séances du comité plénier débutent à l’heure prévue à l’article 2 du présent Règlement.

ARTICLE 5 – PRÉSENCE DES ÉLUS

Le comité plénier a pour objectif d’échanger et de discuter des différents dossiers soumis à l’ordre du jour. La présence de tous les conseillers est souhaitable, mais pas obligatoire. Aucun nombre minimal n’est nécessaire pour tenir la séance.

Deux membres du conseil peuvent demander la levée de la séance (30) trente minutes après le début de celle-ci si trop de membres sont absents. L’heure de la séance et les noms des membres du Conseil municipal présents doivent être mentionnés au compte rendu de la séance plénière.

ARTICLE 6 – HUIS CLOS

Le premier 75 minutes des séances plénières se font à huis clos et sont consacrées aux points des conseillers. Les points de la direction générale débutent immédiatement après la fin des points des conseillers en y invitant les invités et/ou les directeurs.

ARTICLE 7 – PRÉSIDENCE DU COMITÉ

La séance du comité plénier est présidée par le maire, le maire suppléant le cas échéant ou, à défaut, par un membre choisi parmi les conseillers présents.

ARTICLE 8 – BRIS DE CONFIDENTIALITÉ

Dans le cas d’une preuve flagrante qu’un des membres du Conseil municipal a transgressé la confidentialité d’une séance du comité plénier, celui-ci fera l’objet d’une expulsion votée par les membres d’une durée de trente (30) jours pour une première contravention, de quatre-vingts (90) jours pour une seconde contravention. Advenant une troisième contravention, il appartiendra au comité plénier de juger de la nature de la sanction à imposer.

ARTICLE 9 – ENREGISTREMENTS

Les séances plénières du Conseil municipal sont enregistrées, en tout temps, en audio et/ou vidéo et une copie des enregistrements est disponible en tout temps, pour tous les membres du Conseil municipal, les enregistrements peuvent être consultés, à l’Hôtel de Ville, en privé pour protéger la confidentialité des séances plénières. Un index des minutes pour les sujets discutés doit être tenu et fourni au membre du Conseil municipal lors de l’écoute de l’enregistrement.

Aucune copie des enregistrements audio et vidéo n’est autorisée sans l’approbation du fondé de pouvoir en matière de droit à l’accès à l’information. La copie, si elle est autorisée, ne doit porter que sur l’objet de la demande du membre du Conseil municipal et ne doit en aucun cas couvrir l’intégralité de la séance.

ARTICLE 10 – ORDRE DU JOUR

Le directeur général fait préparer pour l’usage des membres du Conseil municipal, un ordre du jour de toute séance plénière comportant les points des membres du conseil et de la direction et qui doit être mis à la disposition des membres du Conseil municipal avec les documents s’y afférents disponibles, au plus tard 72 heures à l’avance, soit le vendredi précédent la séance plénière.

Afin de respecter l’échéancier de production de l’ordre du jour, la direction générale et le service du greffe doivent mettre en place un mécanisme pour recueillir les points des conseillers.

EXEMPLE D’ORDRE DU JOUR

1. Ouverture du comité plénier
2. Points des conseillers (75 minutes)
3. Points de la direction générale (75 minutes)
4. Varia (30 minutes)

ARTICLE 11 – MODIFICATION DE L’ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour peut être modifié par un membre du Conseil municipal, en cours de séance, suite au consentement de la majorité des membres présents. Le point est alors discuté après la période des varias des membres du Conseil municipal. Si cela est impossible ou si le point se prolonge, il est inséré ou continué après le passage des invités et/ou directeurs, en priorité.

ARTICLE 12 – DÉROULEMENT DES SÉANCES

Les articles à l’ordre du jour sont appelés suivant l’ordre dans lequel ils figurent. Les articles qui seront explicités par un invité et/ou un directeur, doivent être discutés en leur présence, dans l’ordre de présence des invités et/ou directeurs et doivent donc être mis de côté en attendant les invités et/ou directeurs.

ARTICLE 13 – CONDUITE DES ÉLUS

Toute personne qui participe aux discussions des séances plénières ne doit pas user d’allusion personnelle, d’insinuations, de paroles violentes, blessantes ou irrespectueuses à l’égard de qui que ce soit, d’expression et de tournures non parlementaires. Elle ne doit pas désigner le président autrement que par son titre.

ARTICLE 14 – DÉLAI DE RÉPONSE

Toute réponse ou document requis par un membre du Conseil municipal, dans le cadre de l’ordre du jour préparé par le directeur général et greffier, doit lui être transmis dans les 72 heures suivant la séance plénière.

ARTICLE 15 – DÉLAI DE RÉPONSE

Toute réponse ou document requis par un membre du Conseil municipal, dans le cadre des varias des membres du Conseil municipal doit lui être transmise dans les vingt et un (21) jours de calendrier suivants la séance plénière.

ARTICLE 16 – DÉLIBÉRATIONS

Un élu ou un participant ne prend la parole qu’après avoir signifié son intention au président de la séance. Le président de la séance donne la parole à l’élu ou au participant selon l’ordre des demandes. Le président doit aussi indiquer son désir de prendre la parole et prendre la parole son tour venu.

Le directeur général peut demander la parole et obtenir l’autorisation du président pour intervenir immédiatement dans la discussion, après la fin du droit de parole de l’élu ou du participant qui a la parole à ce moment-là, en apportant des précisions et/ou un complément d’information susceptibles d’éclairer la discussion.

ARTICLE 17 – AJOURNEMENT

Toute séance plénière peut être ajournée par le président du comité à une autre heure du même jour ou à un jour subséquent, sans qu’il soit nécessaire de donner avis de l’ajournement aux membres du Conseil municipal autrement que par une communication par courriel ou de vive voix.

ARTICLE 18 – POUVOIR SUPPLÉTIF DU PRÉSIDENT EN CAS D’ABSENCE DE RÈGLE

Si aucune règle de procédure décrétée par le présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, il revient au président de prendre une décision en la matière, le tout sujet à appel de sa décision au Conseil municipal.

ARTICLE 19 – ORDRE ET DÉCORUM

Le président du comité plénier du Conseil municipal maintient l’ordre et le décorum et décide des questions d’ordre durant les séances plénières du Conseil municipal, sauf dans le cas de l’exclusion d’un des membres de la séance. Le président de la séance plénière du Conseil municipal peut ordonner l’expulsion de la salle des délibérations toute personne qui trouble l’ordre, si et seulement si, les membres du Conseil municipal procèdent à un vote qui le lui permet.

ARTICLE 19 – DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES ET FINALES

Aucune disposition du présent Règlement ne doit être interprétée de façon à restreindre les pouvoirs qui sont accordés par la loi aux membres du Conseil municipal.

ARTICLE 20 – DURÉE DE LA SANCTION

La sanction imposée à toute personne en vertu de l’article 19, a une portée de douze (12) heures.

ARTICLE 21 – DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES ET FINALES

Aucune disposition du présent Règlement ne doit être interprétée de façon à restreindre les pouvoirs qui sont accordés par la loi aux membres du Conseil municipal.

ARTICLE 22 – PRÉAMBULE

Le préambule du présent Règlement en fait partie intégrante.

ARTICLE 23

Le présent règlement entrera en vigueur suite à son adoption au conseil municipal du ___________________

À propos de l'auteur

Michel Trottier
Michel Trottier Conseiller indépendant, district Fabreville
Michel Trottier habite le quartier Champfleury de Laval depuis 28 ans. Il a travaillé pendant plus de 25 ans en éducation (enseignant, directeur d’école). Retraité depuis juillet 2015, il a été à l’emploi de l’organisme « Québec en forme » à titre de responsable régional pour les régions de Montréal et Laval-Laurentides-Lanaudière de 2008 à 2015. Marié et papa de quatre enfants, il croit profondément à la vie quartier et à l’importance de services de proximité de qualité pour les familles. Il a été président de l’Association des résidents de Champfleury de 2008 à 2013.
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